Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung citkoPortal "Ense Online"
 
Allgemeine Informationen 
Die Gemeinde Ense bietet im Rahmen Ihres Internet-Angebots auch die Möglichkeit der Nutzung eines Serviceportals, mit dem Unternehmen und Bürger Services online bei ihrer Verwaltung abrufen können. Hierfür wird die Web-Anwendung citkoPortal der Südwestfalen-IT (SIT), Sonnenblumenallee 3, 58675 Hemer, eingesetzt, bei der Online-Dienstleistungen in einem einheitlichen Layout zur Verfügung gestellt werden. Wir möchten Ihnen mit dieser Datenschutzerklärung einen Überblick darüber geben, wie die Gemeinde Ense den Schutz Ihrer Daten gewährleistet, welche Art von Daten zu welchem Zweck erhoben und wie sie verwendet werden. 
 
Name und Anschrift des für die Verwaltung Verantwortlichen 
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die

Gemeinde Ense
Am Spring 4
59469 Ense

Tel.: 02938/980-0
E-Mail: post@gemeinde-ense.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Behördlicher Datenschutzbeauftragter (bDSB) des Kreises Soest
Hoher Weg 1-3
59494 Soest

Tel.: 02921/30-2510; 02921/30-2511
E-Mail: datenschutzbeauftragter@kreis-soest.de

 Protokollierung und Datenverarbeitung 
Homepage citkoPortal
Die Homepage von citkoPortal bei der Gemeinde Ense wird auf den Webservern der SIT gehostet. Wenn Sie die Website aufrufen, werden automatisch folgende Protokolldaten über Ihren Internetbrowser an den Webserver der SIT übermittelt und aufgezeichnet:

• Datum und Uhrzeit der Anforderung
• Name der angeforderten Datei
• Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
• Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
• verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
• vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners
• übertragene Datenmenge 

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf den Webserver der SIT, werden diese Daten von uns für 90 Tage (ohne Anonymisierung) gespeichert.  Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist jedoch anhand dieser Daten nicht möglich. In anonymisierter Form werden die Daten daneben zu statistischen Zwecken verarbeitet. Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen findet nicht statt.

Webanwendung citkoPortal
Im Rahmen der Nutzung des Serviceportals werden Ihre persönlichen Daten und in Bezug auf den genutzten Service entsprechende Sachinformationen über Ihren Internetbrowser an den Webserver der SIT übermittelt und aufgezeichnet:

• Personendaten (Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum)
• Adressdaten (Ort, PLZ, Straße, Hausnummer)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefon)
• Sachinformationen und sonstige Texte 

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 
Zur Bearbeitung Ihres Anliegens werden die oben genannten persönlichen Daten von Ihnen erhoben. Als Rechtsgrundlage hierfür gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Deshalb wird bei der Registrierung einmalig eine Einwilligungserklärung für alle Dienste, die über die Web-Anwendung citkoPortal angeboten werden, von Ihnen eingeholt.  

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Gemeinde Ense unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. 

Umgang mit Ihren persönlichen Daten 
Die Preisgabe Ihrer persönlichen Daten erfolgt ausdrücklich auf freiwilliger Basis. Sie werden zusammen mit dem Online-Antrag ihres genutzten Service über eine gesicherte Verbindung verschlüsselt übermittelt (SSL - zu erkennen an dem "https" vor der aufgerufenen Internetadresse). Dabei unterliegen Ihre Daten dem Datenschutz und sind zweckgebunden. Sie werden gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Erledigung der angefragten oder beantragten Aufgabe benötigt werden. Die Verwendung oder Weitergabe Ihrer Daten an unbeteiligte Dritte wird ausgeschlossen. Im Falle eines gebührenpflichtigen Vorgangs übermitteln wir zur Abwicklung der Bezahlung Ihre bezahlrelevanten Daten an den E-Payment-Provider. 
 
Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte 
Die Gemeinde Ense wird zu keinem Zeitpunkt, ohne Ihr ausdrückliches Einverständnis, Ihre persönlichen Daten an Dritte weitergeben, es sei denn, sie ist dazu aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder durch Gerichtsentscheidung verpflichtet oder wenn dies im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. 
 
E-Mail-Nutzung und Speicherung 
Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass an die Gemeinde Ense gesandte E-Mails im Rahmen der Risikominderung im Rechenzentrum der SIT automatisiert auf Schadware und unerwünschte Werbung untersucht werden, bevor eine Zustellung an bzw. Benachrichtigung des EMail-Empfängers erfolgt. Anhänge werden ebenfalls untersucht und können situationsbedingt abgewiesen werden. Eine entsprechende Liste wird bei Bedarf angepasst. Ferner können empfangene E-Mails seitens des Empfängers erforderlichenfalls weitergeleitet, gespeichert/archiviert oder anderweitig als Teil der Geschäftsprozesse verarbeitet werden.  
 
Es wird darauf hingewiesen, dass beim Verschicken einer unverschlüsselten E-Mail an die Gemeinde Ense eine unbefugte Kenntnisnahme oder Verfälschung auf dem Übertragungsweg nicht ausgeschlossen werden kann.  
 
Die beim E-Mail-Transport auf den Servern der SIT anfallenden Verkehrsdaten werden in rollierende Log-Dateien geschrieben und unterliegen somit einer automatischen Löschung nach 90 Tagen. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich. 
 
Link zu Webseiten anderer Anbieter (u.a. ePayment) 
Unser Online-Angebot enthält Links zu Webseiten anderer Anbieter, auf die sich unsere Datenschutzerklärung nicht erstreckt. Wir weisen darauf hin, dass die Betreiber dieser fremden Internetseiten die Daten von Besucher/-innen erheben, auswerten und weiterverarbeiten können. Wir haben in der Regel keinen Einfluss auf den Inhalt und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch diese Anbieter und bitten Sie daher, sich beim Besuch dieser Internetseiten über die dort geltenden Richtlinien zu informieren. 
 
Einsatz von Cookies 
Wir setzen zur statistischen Auswertung im Bereich unseres Serviceportals die Software Matomo, auch bekannt unter dem alten Namen Piwik, ein. Der Dienst verwendet Cookie - Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie dienen der Auswertung von Besucherzugriffen auf die einzelnen Seiten der Homepage. Dabei erfolgt eine Speicherung der durch die Cookies erzeugten Informationen auf unserem Server im Rechenzentrum der SIT. Ihre IP-Adresse wird dabei unmittelbar nach der Verarbeitung der Informationen und noch vor der Speicherung der erzeugten „CookieDaten“ anonymisiert.
 
Cookies können auf Ihrem Rechner keinen Schaden verursachen. Eine Sicherheitsgefährdung im Sinne von Viren oder Ausspähen Ihres Rechners geht von ihnen nicht aus. Den Umgang mit Cookies regeln Sie selbst. Zur Zulassung, Ablehnung, Einsicht und Löschung nutzen Sie bitte die Hilfefunktion Ihres Browsers. Falls sie Cookies nicht zulassen, könnte es allerdings sein, dass Sie nicht sämtliche Funktionen dieser Website in vollem Umfang nutzen können. 
 
Einsatz von Formularen der Firma Form-Solutions 
Für eine benutzerfreundliche Datenerhebung werden Formulare der Firma Form-Solutions eingesetzt. Wegen der Vielzahl der bereitgestellten Formulare bildet der zugehörige Formularserver eine zentrale Komponente des citkoPortal. Hier werden auch Ihre Daten mit den zugehörigen Formularen als Grundlage für die weitere Verarbeitung zwischengespeichert. 
 
Der gesamte Datenaustausch zwischen dem citkoPortal und dem Formularserver findet ausschließlich im Netzwerk der SIT statt. Als zusätzliche Datensicherheitskomponente werden Ihre Daten beim Transport zusätzlich mit einer Transportverschlüsselung (SSL-verschlüsselt) versehen. 

Rechte der betroffenen Person
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung
Sie können jederzeit Ihre Rechte im Sinne der Art. 15 - 18  DS-GVO gegenüber der Gemeinde Ense geltend machen und Auskunft über die von Ihnen gespeicherten Daten, deren Berichtigung, Sperrung oder Löschung verlangen. Der behördliche Datenschutzbeauftragte des Kreises Soest (Hoher Weg 1-3, 59494 Soest) wird Sie gerne in Ihrem Anliegen unterstützen. 

Widerspruch / Widerruf der Einwilligung 
Sie können der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen bzw. Ihre bereits erteilte Einwilligung widerrufen (Art. 21 DSGVO). 

Beschwerderecht 
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.  

Kontaktdaten der Aufsichtsbehörde: 
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Hausanschrift:
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
https://www.ldi.nrw.de